Interne Meldestelle für Unternehmen
- Kostenlose Erstberatung
- Umfassende Expertise
- Anonyme Hinweisabgabe
- DSGVO-konform
Eine interne Meldestelle ist mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zum 02.07.2023 für Arbeitgeber ab 249 Mitarbeitenden verpflichtend. Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten haben noch bis zum 17.12.2023 Zeit. Die Meldestelle soll den Schutz von meldenden Personen (Hinweisgebern) bei der Aufdeckung und Offenlegung von Missständen innerhalb der Unternehmen gewährleisten.
Was ist ein Hinweisgeber?
Ein Hinweisgeber ist jemand, der mit einer Meldung hilft, Fehlverhalten oder Gefahren am Arbeitsplatz zu erkennen und zukünftig zu vermeiden. Das schließt alle rechtswidrigen, missbräuchlichen und kriminellen Aktivitäten und jede Verletzung von gesetzlichen Verpflichtungen ein.
Es ist wichtig zu betonen, dass Hinweisgeber keinerlei Benachteiligung befürchten müssen, weil sie Vorkommnisse im Sinne des HinSchG melden. Weder Bedrohungen noch Vergeltungsmaßnahmen sind zulässig. Personen, die sich an solchen Vorgehensweisen beteiligen, müssen mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgeber auch das Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
Sollte sich andererseits zeigen, dass ein Hinweisgeber bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, weil ihm das persönliche Vorteile verschafft, muss auch der Hinweisgeber mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen.
Zu beachten ist, dass Belanglosigkeiten wie „Jemand parkt heute auf meinem Parkplatz“ oder „Es liegt seit zwei Tagen verschimmelter Käse im Kühlschrank“ nicht als Missstände im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes betrachtet werden. Solche Angelegenheiten werden von der internen Meldestelle nicht bearbeitet.
Aufgaben der internen Meldestelle
Die Meldestelle prüft eingegangene Hinweise auf ihre Plausibilität. Allerdings werden nur extrem selten vorsätzlich falsche Meldungen abgegeben. Anschließend hat die Meldestelle Folgemaßnahmen zu ergreifen. Dazu zählt vor allem, die Untersuchungen innerhalb des betroffenen Betriebes anzustellen und, je nach Hinweis, die betroffenen Personen zu informieren.
Wenn die Meldestelle Hinweise zu Straftaten erhält, muss sie die erhaltenen Informationen auch an die zuständigen Behörden weiterleiten. Allerdings stellen das Bundesjustizministerium und die Länder auch eine externe Meldestelle bereit. Die interne Meldestelle hat Sorge zu tragen, dass die Beschäftigten über diese externen Meldestellen informiert sind.
Die Meldestelle auslagern – Welche Vorteile hat das?
Die interne Meldestelle kann sowohl innerhalb Ihres Unternehmens selbst als auch von einem extern beauftragten Dienstleister betrieben werden. Der selbstständige Betrieb der Meldestelle kann jedoch gerade für kleinere Unternehmen zur Herausforderung werden.
Bei den gemeldeten Hinweisen handelt es sich nicht selten um hochsensible Themen. An dieser Stelle ist die Hemmschwelle eines Hinweisgebers erfahrungsgemäß deutlich niedriger, wenn dieser sich an eine unbeteiligte Person wenden kann, die nicht im selben Unternehmen tätig ist. Aus diesem Grund sollten auch keinesfalls Personen, die einem Interessenskonflikt ausgesetzt werden könnten, für den Betrieb der Meldestelle verantwortlich sein.
Als externer Dienstleister übernehmen wir gern den Betrieb Ihrer Meldestelle und stellen auf Wunsch auch einen geschulten Meldestellenbeauftragten, der die eingehenden Hinweise effizient und mit dem entsprechenden Knowhow bearbeitet.
Kontakt zur internen Meldestelle
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz erfolgt der Kontakt zur Meldestelle über den Meldekanal. Der Meldekanal stellt den technischen Weg dar, auf dem die Meldung eingereicht werden kann. Das Gesetz sieht dabei vor, dass Meldungen sowohl in mündlicher (z.B. telefonisch) als auch in schriftlicher Form (Software, Brief etc.) abgebeben werden können. Auch ein persönliches Treffen zwischen Hinweisgebenden und den Meldestellenbeauftragten muss auf Wunsch ermöglicht werden.
Die beste und sicherste Variante stellt aber die Verwendung eines Hinweisgebersystems dar.
Die Kommunikation zwischen dem Rechner des Hinweisgebers und unserem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse des Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie zwischengespeichert, welcher lediglich die Session-ID beinhaltet. Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Außerdem haben ausschließlich der Hinweisgeber und die interne Meldestelle Zugriff auf die von ihm eingereichte Meldung. Ein Zugriff durch beispielsweise unsere IT-Administration, durch Vorgesetzte und durch die Geschäftsführung ist ausgeschlossen.
Tipps für Hinweisgeber
Sammel so viele Informationen wie möglich über den Verstoß.
Sei so genau wie möglich bei der Beschreibung des Verstoßes.
Melde den Verstoß so bald wie möglich.
Sie haben einen Hinweis?
Ablauf einer Meldung
| Phase | Dauer | Details |
|---|---|---|
| Eingangsbestätigung | 1 Woche | Innerhalb einer Woche muss die interne Meldestelle den Eingang eines Hinweises bestätigt haben. |
| Bearbeitung | 3 Monate | Anschließend wird die Meldung von der internen Meldestelle bearbeitet. Hierzu sind unter Umständen weitere Rücksprachen mit dem Hinweisgeber notwendig, welche ebenfalls über das Meldeportal erfolgen. Dazu kann der Hinweisgeber den aktuellen Stand seiner Meldung inkl. Chat mit der internen Meldestelle im Meldeportal aufrufen. Spätestens nach 3 Monaten erhält er eine Rückmeldung zum Hinweis. Diese enthält eine Beschreibung der geplanten und der bereits ergriffenen Folgemaßnahmen, sowie deren Gründe. |
| Review, Abschluss, Archivierung und Löschung | 3 Jahre | Abschließend besteht noch die Möglichkeit, sich innerhalb von vier Wochen mit der internen Meldestelle zu der Meldung auszutauschen („Review“). Danach ist ein Austausch mit der internen Meldestelle zur Meldung des Hinweisgebers nicht mehr möglich. Die Meldung wird geschlossen und archiviert. Die Meldung wird nach drei Jahren automatisiert gelöscht. Diese Frist beginnt mit Start des Reviews. |
Sie sind interessiert an der Einrichtung einer Meldestelle für Ihr Unternehmen oder sind auf der Suche nach einen geschulten Meldestellenbeauftragten? Hier bekommen Sie einen Überblick über unsere Leistungen rund um die interne Meldestelle! Wir beraten Sie gern individuell!
Was sind die Ziele einer internen Meldestelle?
Die Meldestelle ermöglicht den Mitarbeitern eines Unternehmes illegales oder unethisches Verhalten, ohne Angst vor Repressalien, zu melden. Weiterhin bearbeitet die Meldestelle eingegangene Hinweise vertraulich und zeitgemäß.
Letztendlich soll die Meldestelle eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens schaffen, in der sich die Mitarbeiter sicher und gehört fühlen.
Wer ist für die interne Meldestelle zuständig?
Die Verwaltung der Meldestelle liegt in der Verantwortung des zuständigen Meldestellenbeauftragten (MSB). Diese Person hat sicherzustellen, dass das Unternehmen über Richtlinien und Verfahren zum Schutz von Hinweisgebern verfügt und das verwendete Hinweisgebersystem sicher und zugänglich ist.
Der Meldestellenbeauftragte untersucht die eingegangenen Hinweise fair und unparteiisch. Um dies zu gewährleisten und Interessenskonflikte zu vermeiden, kann der Meldestellenbeauftragte auch durch einen externen Dienstleister gestellt werden.
Wie wird die Anonymität der hinweisgebenden Person sichergestellt?
Die Möglichkeit zur anonymen Abgabe von Hinweisen ist oftmals Vorraussetzung für eine breitere Akzeptanz der Meldestelle innerhalb des Unternehmens oder der Organisation. Um die Anonymität von hinweisgebenden Personen zu gewährleisten, sind vor allem verschlüsselte Kommunikationswege und eine strikte Zugriffskontrolle notwendig.
Welche Handlungsmöglichkeiten besitzt die Meldestelle?
Die Meldestelle hat die Möglichkeit interne Untersuchungen zu abgebenen Hinweisen einzuleiten. Bei strafrechtlich relevanten Fällen ist die Meldestelle auch dafür zuständig die entsprechenden Strafverfolgungsbehörden zu kontaktieren.
Bei Fehlverhalten im Unternehmen kann die Meldestelle auch Korrekturmaßnahmen, wie das Einführen neuer Richtlinien, ergreifen.
Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen mit der Auslagerung der internen Meldestelle?
Die Auslagerung der firmeninternen Meldestelle an einen externen Dienstleister bringt verschiedene Vorteile mit sich:
- Zugang zu erfahrenen und geschulten Meldestellenbeauftragten, die Hinweise effizient bearbeiten können.
- Bereitstellung eines sicheren und zuverlässigen Hinweisgebersystems, das die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
- Externe Dienstleister sind oft günstiger als der Unterhalt einer eigenen Meldestelle