Hinweisgebersystem
ab 49€ mtl.
- Einfache Handhabung
- Keine Installation nötig
- Anonyme Hinweisabgabe
- DSGVO-konform
Hinweisgeber schützen mit dem Hinweisgebersystem
Unternehmen, die das neue Hinweisgeberschutzgesetz erfüllen müssen, bieten wir ein verlässliches Hinweisgebersystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und für alle Beteiligten einfach zu verwenden ist.
Der Gesetzgeber hat strenge Anforderungen an ein Hinweissystem gestellt, um die Identität des Hinweisgebers sowie die Vertraulichkeit der Hinweise zu gewährleisten. Mit unserem Hinweisgebersystem sind all diese Punkte abgedeckt:
Laut dem HinSchG sollen auch anonym eingehenden Meldungen bearbeitet werden. Es besteht allerdings keine Verpflichtung anonyme Meldungen zu ermöglichen.
Letztendlich liegt die Entscheidung damit beim Unternehmen. Viele Unternehmen fürchten einen Mehraufwand durch das Bearbeiten anonymer Meldungen oder eine Zunahme vorsätzlich falscher Hinweise.
Allerdings enthalten gerade die anonymen Meldungen oft brisante Informationen zu Vorgängen in Ihrem Unternehmen.
Die Meldungen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Nur die für Hinweise zuständigen Personen dürfen die Meldungen einsehen können.
Das Erstellen einer Hinweismeldung soll nicht nur für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens sodern auch für externe Personen wie z.B. Mitarbeiter von Partnerunternehmen, Lieferanten etc. erreichbar sein.
Es soll möglich sein, mit dem Hinweisgeber auf Wunsch auch direkt zu kommunizieren, z.B. um Rückfragen zu klären.
Rahmendaten wie der Zeitpunkt des Hinweiseingangs muss dokumentiert sein, damit die Befolgung von Regelungen wie die Bearbeitungsfrist überprüft werden kann.
Durch diese hohen Ansprüche des Gesetzgebers sind folgende Lösungen allein nicht ausreichend:
Physisches Postfach
Ist zwar anonym, kann aber nicht von externen Personen erreicht werden, da diese unter Umständen keinen ständigen Zugang zu den Räumlichkeiten des Unternehmens haben. Außerdem ist die Kommunikation nur einseitig möglich.
E-Mail Postfach
Dieses ist von überall erreichbar, aber hier ist durch die Adresse des Absenders oft ein Rückschluss auf die Identität der hinweisgebenden Person möglich, sodass die Anonymität nicht gewahrt wird.
Telefon-Hotline
Viele Hinweisgeber trauen sich nicht, am Telefon über ein so sensibles Thema wie einen möglichen Gesetzesverstoß des Unternehmens zu sprechen. Es könnten außerdem Informationen durch den Hotline-Mitarbeiter falsch verstanden werden.
Ihre Vorteile mit dem Hinweisgebersystem der LOROP GmbH
Anonyme Meldungen
Anonymität gewährleistet, dass Hinweisgeber sich frei äußern können, was eine offene und ehrliche Kommunikationskultur fördert und somit wesentlich zur Aufdeckung und Verhinderung unethischer Praktiken oder illegalen Verhaltens beiträgt.
24/7-Verfügbarkeit
Die ständige Erreichbarkeit des Hinweisgebersystems sichert eine sofortige und effektive Bearbeitung von Meldungen, unabhängig von Zeit und Ort.
Responsives Design
Das responsive Design erleichtert die Anpassung an verschiedenste Bildschirmgrößen, was eine reibungslose Nutzung auf allen Geräten ermöglicht.
Kunden, die uns bereits vertrauen
Mit unserem Hinweisgebersystem erhalten Sie eine Komplettlösung, die alle gesetzlichen Anforderungen abdeckt und noch dazu kinderleicht in der Anwendung ist:
Schritt für Schritt durch das Hinweisgebersystem der LOROP GmbH
Eine Meldung abgeben
Eine abgegebene Meldung öffnen
Sollten Sie sich für eine nicht-anonyme Meldung entscheiden, besteht die Möglichkeit, per E-Mail über den aktuellen Stand der Meldung informiert zu werden. Hierfür ist dann zusätzlich zum Vor- und Nachnamen die Angabe der E-Mailadresse erforderlich. Bitte nutzen Sie hierfür keinesfalls Ihre dienstliche E-Mailadresse, da ansonsten ein Zugriff durch beispielsweise die IT-Administration nicht ausgeschlossen werden kann.
Unser Hinweisgebersystem gibt es für jede Unternehmensgröße. Hier geht es zu unseren Paketen!
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist ein Mechanismus, der in Organisationen implementiert wird, um Verstöße gegen Gesetze oder ethische Richtlinien zu melden. Es ermöglicht Beschäftigten und anderen relevanten Personen, Informationen über solche Verstöße intern zu kommunizieren.
Gemäß dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen Beschäftigungsgeber interne Meldestellen mit entsprechenden Meldekanälen einrichten. Diese Kanäle müssen die Meldung in mündlicher oder textlicher Form ermöglichen und sind so gestaltet, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu den Meldungen hat. Hinweisgebersysteme spielen eine zentrale Rolle bei der Förderung von Transparenz und Integrität in Unternehmen.
Wer verwaltet ein Hinweisgebersystem?
Die Verantwortung für die Einrichtung und Verwaltung interner Meldestellen liegt bei den Beschäftigungsgebern, also den Unternehmen selbst. Diese können entweder durch interne Personen oder Abteilungen, wie die Compliance-Abteilung, oder durch externe Dienstleister betrieben werden.
Unabhängig von der Form müssen die Personen, die mit den Aufgaben der internen Meldestellen betraut sind, über die nötige Fachkunde verfügen und in ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Zudem sind die Beschäftigungsgeber auch dann für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich, wenn sie einen Dritten mit der Verwaltung des Systems beauftragen.
Was sind die Anforderungen an Hinweisgebersysteme, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes?
Hinweisgebersysteme nach dem HinSchG müssen vor allem die folgenden Anforderungen erfüllen: Sie schützen die Identität der Whistleblower, nutzen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien zum Schutz der Daten, beschränken den Zugang zu diesen Informationen und halten sich strikt an die geltenden Datenschutzgesetze, um vollständige Rechtskonformität zu sichern.
Wie kann man die Wirksamkeit eines Hinweisgebersystems messen?
Die Wirksamkeit eines Hinweisgebersystems lässt sich anhand mehrerer Faktoren messen. Dazu gehören die Anzahl und die Qualität der eingegangenen Meldungen, die Geschwindigkeit und Effektivität der Bearbeitung dieser Meldungen sowie das Feedback der Nutzer des Systems. Auch die Häufigkeit, mit der das System zur Aufdeckung und Korrektur von Missständen beiträgt, ist ein wichtiger Indikator für seine Effektivität.
Muss das Hinweisgebersystem anonyme Meldungen zulassen?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) enthält keine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldestellen. Allerdings wird empfohlen, dass die internen Meldestellen auch die Möglichkeit zu anonymen Meldungen anbieten, um eine breitere Nutzung zu ermöglichen.
Anonyme Meldungen geben potenziellen Hinweisgebern mehr Sicherheit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände gemeldet werden. Gerade die anonymen Meldungen enthalten oft die wichtigsten Informationen.